Dataansvarlig Kategorier af data Formål & retsgrundlag Hvor får vi data fra? Modtagere & behandlere Overførsler uden for EU/EØS Opbevaring & sletning Dine rettigheder Sikkerhed Cookies Kontakt

1) Dataansvarlig

2) Kategorier af personoplysninger

• Almindelige data: navn, kontaktoplysninger (telefon, email), forenings-tilhørsforhold, rolle/vagt, skema, trøjestørrelse.
• Billet- & gæstedata: billet-ID, ordreoplysninger, betalingstransaktions-ID (via billetudbyder), armbåndsnummer.
• Drift & sikkerhed: logdata, IP-adresse, adgangskontrol (check-in/ud), videoovervågning på festivalområdet hvor skiltet.
• Leverandørdata: kontaktpersoner, kontrakt- og fakturadata.
• Følsomme data: behandles som udgangspunkt ikke. Hvis særlige hensyn (fx allergi ved mad), sker det kun med dit samtykke og kun efter behov.

3) Formål & retsgrundlag (GDPR art. 6)

• Frivillighåndtering: vagtplan, adgang, kommunikation, forplejning og T-shirt. Retsgrundlag: art. 6(1)(b) opfyldelse af aftale og art. 6(1)(f) legitim interesse i sikker drift.
• Billetter & adgang: køb, udstedelse, adgangskontrol, svindelforebyggelse. Retsgrundlag: art. 6(1)(b) aftale, art. 6(1)(f) drift/sikkerhed.
• Sikkerhed på pladsen: crowd-management, logning og evt. skiltet video. Retsgrundlag: art. 6(1)(f) legitim interesse i sikkerhed.
• Kommunikation & info: praktiske beskeder, driftsmeddelelser, evalueringer. Retsgrundlag: art. 6(1)(b)/(f).
• Regnskab & revision: opbevaring af bilag. Retsgrundlag: art. 6(1)(c) retlig forpligtelse (bogføringsloven).
• Samtykke-baseret: fx nyhedsbrev/markedsføring eller kosthensyn. Retsgrundlag: art. 6(1)(a) samtykke (kan til enhver tid trækkes tilbage).

4) Hvor får vi data fra?

Primært fra dig selv via rubcrew.dk, billetsystemer og ved check-in. Derudover kan vi modtage kontaktdata fra din forening/holdleder, når du er tilknyttet via en forening.

5) Modtagere & databehandlere

Vi deler kun data, når det er nødvendigt og i henhold til databehandleraftaler:

• Billet- og adgangsleverandører (udstedelse, scanning, support).
• IT-drift/hosting af rubcrew.dk, email- og SMS-tjenester.
• Betalingsformidlere (ved billetsalg/køb via tredjepart).
• Myndigheder, hvor lovgivning kræver det.

6) Overførsler til tredjelande

Hvis en leverandør behandler data uden for EU/EØS, sikrer vi overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser) og supplerende foranstaltninger efter behov.

7) Opbevaring & sletning

• Frivillig- og vagtdata: slettes/anonymiseres typisk senest 24 måneder efter seneste festivaldeltagelse, medmindre der er saglige grunde til længere opbevaring (fx tvister).
• Billetter & transaktion: op til 5 år jf. bogføringsregler.
• Kommunikation: drift-mails/SMS gemmes kun så længe det er nødvendigt.
• Samtykkedata: opbevares, indtil samtykke trækkes tilbage eller formålet ophører.

8) Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse efter GDPR. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan det til enhver tid trækkes tilbage.

Du kan også klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), hvis du mener, at vores behandling er i strid med reglerne.

9) Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (adgangskontrol, rolle-styring, kryptering under transport, logging og minimering af adgange) for at beskytte dine data.

10) Cookies

Vores frivilligportal bruger kun nødvendige cookies til session-håndtering og sikkerhedstokens. Vi bruger ikke tracking- eller marketingcookies.

11) Kontakt & ændringer

Har du spørgsmål, eller vil du gøre brug af dine rettigheder, så kontakt os på info@rub.dk. Vi kan løbende opdatere denne politik, og den gælder fra offentliggørelsestidspunktet.